Procedimientos de protesta

El Condado de Polk fomenta el tratamiento rápido y justo de todas las quejas y disputas con la comunidad empresarial. Con el fin de resolver los asuntos en disputa de una manera equitativa y sin temor a represalias por parte de un proveedor o persona, los procedimientos de protesta son establecidos por el condado.

Todos los avisos de compras con respecto a la recomendación de adjudicaciones, suspensiones e inhabilitaciones, incluyen esta declaración: "El incumplimiento de los requisitos del procedimiento de protesta de compras dentro de los plazos aquí prescritos según lo establecido por el Condado de Polk, FL constituirá una renuncia a su protesta y a cualquier reclamación resultante."

Derecho de protesta

Cualquier licitador o proponente agraviado, real o potencial, en relación con una convocatoria, suspensión, inhabilitación, evaluación de consultores o adjudicación pendiente de una licitación o contrato puede protestar ante el Director de Adquisiciones.

1. Notificación: La División de Adquisiciones publicará todas las recomendaciones de adjudicación disponibles para su revisión por parte del público en general en los tablones de anuncios del vestíbulo principal de la División de Adquisiciones y del Edificio Administrativo del Condado. Los proveedores que presenten una oferta o solicitud de propuesta (R F P), o que estén siendo suspendidos o inhabilitados, serán notificados por correo electrónico.
2. Notificación inicial: Toda persona perjudicada por una decisión o acción prevista con respecto a la adjudicación inicial de cualquier licitación o solicitud de propuesta, suspensión o inhabilitación deberá presentar ante el Director de Adquisiciones del Condado una notificación escrita de su intención de presentar una protesta. A efectos de cómputo, la notificación inicial de intención de presentar una protesta deberá ser recibida por el Director de Adquisiciones no más tarde de las 16:00 horas del tercer día laborable siguiente a la fecha de envío por correo electrónico de la notificación de la recomendación de adjudicación, suspensión o inhabilitación (excluidos sábados, domingos y días festivos legales del condado). Además, se deberá presentar una fianza de protesta en forma de cheque de caja no reembolsable por importe de 1.000 dólares junto con la protesta inicial por escrito. La notificación inicial de la intención de presentar una protesta deberá indicar la base de la protesta (protesta por recomendación de adjudicación, protesta por suspensión o inhabilitación) e indicar claramente que su propósito es servir como notificación inicial de la intención de presentar una protesta. El hecho de no indicar claramente su intención o de no presentar un cheque al portador por valor de 1.000 dólares constituirá una renuncia al derecho de interponer cualquier recurso previsto en el procedimiento de protesta. Una vez recibida a tiempo la notificación inicial de protesta, el Director de Adquisiciones anulará la recomendación de adjudicación, suspensión o inhabilitación. En caso de que la parte afectada decida retirar su notificación inicial de intención de protesta durante la tramitación del procedimiento, se le reembolsará íntegramente la fianza de protesta de 1.000 dólares. Esta es la única razón por la que el condado reembolsará la fianza de protesta. Si durante el período de suspensión, el Director de Adquisiciones determina que es necesaria una Adquisición de Emergencia, según se define en el Manual de Procedimientos de Adquisiciones, se pueden tomar medidas para asegurar los bienes o servicios.
3. Notificación formal: Cualquier persona que haya presentado una notificación inicial, según lo descrito anteriormente, deberá presentar una protesta formal por escrito en un plazo de 10 días naturales a partir de la fecha de presentación de la notificación inicial de intención de presentar una protesta. Cualquier enmienda a la protesta formal escrita deberá realizarse por escrito y ser recibida por el Director de Adquisiciones dentro de los 10 días naturales siguientes a la notificación inicial de la intención de presentar una protesta. No se permitirán enmiendas a la protesta una vez transcurrido el plazo de 10 días naturales. La protesta formal escrita deberá contener lo siguiente
   1. Número de identificación y título de la licitación o RFP del condado (si procede).
   2. Nombre y dirección del departamento, división u organismo afectado.
   3. El nombre y la dirección de la parte afectada, y el cargo o puesto de la persona que presenta la protesta.
   4. Una declaración de los hechos materiales controvertidos. Si no hay hechos materiales controvertidos, la carta escrita debe indicarlo.
   5. Exposición concisa de los hechos alegados y de las normas, reglamentos, estatutos, ordenanzas y disposiciones constitucionales que dan derecho a la parte afectada a la reparación solicitada.
   6. La declaración indicará la reparación a la que la parte afectada se considera con derecho.
   7. Cualquier otra información que la parte afectada considere relevante para el asunto.
4. Reunión de protesta: El Director de Adquisiciones notificará a todas las partes y programará una reunión de protesta. La protesta se presentará ante el Comité de Protestas, que estará compuesto por tres (3) miembros: el Secretario del Tribunal o persona designada, el Director Adjunto del Condado o persona designada, que actuará como Presidente, y el Director Adjunto del Condado o persona designada. El Abogado del Condado o persona designada estará presente y asesorará al Comité de Protesta. El Comité de Protesta se reunirá con la parte protestante en el plazo de 14 días laborables (excluidos sábados, domingos y días festivos legales del condado) a partir de la recepción de la protesta formal por escrito. El plazo de respuesta podrá ampliarse, si fuera necesario. Se notificará a todas las partes afectadas la fecha y hora de la reunión de Protesta de Licitación y se les aconsejará que estén presentes en la reunión, donde se les dará la oportunidad de exponer sus argumentos ante el Comité de Protesta de Licitación. Las partes podrán traer a un representante si así lo desean. El Director de Adquisiciones o su designado presentarán al Comité los antecedentes de la protesta. El propósito de la reunión de protesta es: 1) cuestionar y revisar los fundamentos de la protesta; 2) evaluar los hechos y méritos de la protesta y 3) recabar información para presentar una recomendación al Administrador del Condado. El orden del día de la reunión de protesta será:
   • El Director de Adquisiciones presentará los antecedentes que justifican la recomendación de adjudicación o la suspensión o inhabilitación del proveedor.
   • La parte que protesta o su representante expondrán cómo se han visto perjudicados por la decisión de la División de Adquisiciones.
   • Las otras partes afectadas o su representante tendrán la oportunidad de refutar y presentar cualquier hecho que consideren relevante para la protesta.
   • Durante la reunión, el Comité de Protesta puede hacer las preguntas que considere necesarias a todas las partes.
5. El Comité de Protesta presentará su recomendación por escrito al Administrador del Condado en un plazo de cinco (5) días laborables a partir de la reunión de protesta. El Administrador del Condado podrá celebrar una audiencia para la presentación de pruebas, en caso de que existan cuestiones de hecho materiales controvertidas. El Administrador del Condado llevará a cabo una revisión y tomará una decisión final por escrito dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la fecha de recomendación de la audiencia o de la revisión, lo que ocurra más tarde. La decisión del Administrador del Condado será definitiva y vinculante. No se atenderán más protestas sobre la acción en cuestión.
6. Cualquier persona agraviada por la decisión final y vinculante del Administrador del Condado tendrá derecho a una revisión de la decisión final y vinculante por el Tribunal del 10º Circuito Judicial del Condado de Polk, Florida, mediante la presentación de una petición apropiada ante el Secretario del Condado dentro de los 30 días naturales siguientes a la decisión final y vinculante del Administrador del Condado.